kollex Gastro-Digitalstudie

Von Personalplanung bis Warenbestellung: Wie digitale Helfer Gastronom:innen in schwierigen Zeiten unterstützen

Große Herausforderung Personalnot: So erleichtern digitale Tools die Arbeit und sparen wertvolle Zeit
Prozessabläufe im Backoffice optimieren: Vom Einkauf über die Warenwirtschaft bis zur Personalplanung
Lothar Menge von kollex zeigt die Vorteile der Digitalisierung im Front- und Backoffice

Wer als Gastronom:in im Jahr 2021 erfolgreich sein möchte, muss digital denken und arbeiten. Management-Aufgaben wie Warenwirtschaft, Personalplanung, Qualitätssicherung oder Buchhaltung müssen professionell erledigt werden. Und das möglichst effizient, denn was die Branche allerdings derzeit am meisten herausfordert, ist der Personalmangel: Über 15 Prozent der Beschäftigten kehrten der Gastronomie während der Pandemie den Rücken.

Lothar Menge, Geschäftsführer von kollex, sieht eine Lösung bei Personalengpässen in der Digitalisierung: „Die Arbeit ohne Zettelwirtschaft ist für alle Akteure im Betrieb von Vorteil. Digitale Tools und Services sind einfach zu integrieren, erleichtern den Arbeitsalltag und können so viel manuellen Aufwand sparen.“ Das Berliner Tech-Start-Up kollex hat im Rahmen seiner „Gastro-Digitalstudie“ über 1.000 Gastronom:innen und Hoteliers befragt, welche digitalen Tools sie aktuell im Front- und Backoffice verwenden. Wie damit in einem Restaurant Zeit gespart werden kann, erklärt Lothar Menge.

Wie kann das Backoffice optimiert werden?

Die Zahlen aus der aktuellen kollex Gastro-Digitalstudie zeigen, dass 58 Prozent der Betriebe bereits ein Kassensystem mit Reporting verwenden. In anderen Bereichen besteht noch viel Potenzial, so nutzen etwa nur 29 Prozent digitale Systeme für die Warenbestellung. Viele Prozesse im Backoffice können durch Umstellung auf digitale Lösungen effizienter gestaltet werden.

Lothar Menge erzählt: „Viele Gastronom:innen stehen unter erheblichem wirtschaftlichen Druck. Die Verkaufspreise sind nur in kleinen Schritten anpassbar, die Einkaufspreise für Energie oder Mieten steigen aber rasant. Hinzu kommt der große Mangel an Fachkräften und Aushilfen. Gastronom:innen sind heute mehr denn je gezwungen, wirtschaftlich sinnvoll zu handeln und ihre Betriebsabläufe zu optimieren.“

Nehmen wir als Beispiel Warenbestellungen: Es kommen einige Stunden zusammen, in denen Gastronom:innen und ihre Mitarbeitenden Bestellungen für Lebensmittel, Getränke und Non-Food-Produkte vorbereiten und diese bei ihren Lieferanten aufgeben. Mit der Unterstützung von Warenwirtschaftsprogrammen und digitalen Bestelltools wird diese Zeit erheblich reduziert.

Auch digitale Tools für die Personalplanung sind sinnvoll: Mit ihrer Hilfe kann die Personalplanung kurzfristig dem Bedarf angepasst werden, was Kosten spart. Die aufgrund der Arbeitszeitverordnung erforderliche lückenlose Dokumentation der Arbeitszeiten aller Mitarbeitenden ist dann gleich mit erledigt, was ebenfalls viel Zeit spart.

Wie kann das Frontoffice digitalisiert werden?

Auch im Frontoffice können digitale Tools den Arbeitsalltag erleichtern und bieten einen Mehrwert für die Gäste, was sich positiv auf die Umsätze auswirkt.

Laut der Gastro-Studie von kollex betreiben bereits 56 Prozent der befragten Teilnehmer:innen ein aktives Management von Bewertungen. Allerdings bieten nur 17 Prozent eine digitale Speisekarte an und lediglich 24 Prozent Online-Tischreservierungen - hier steckt viel ungenutztes Potenzial.

„Wer seinen Gästen Online-Reservierungen anbietet, muss kein Personal für das Telefon abstellen. Die Gäste reservieren im Internet und können auch ihren Wunschplatz vormerken. Zusätzliche Bedürfnisse können sie gleich an das Restaurant weitergeben und ihre Reservierung im eigenen Kalender notieren“, so Lothar Menge über die Vorteile von Online-Buchungen.

Speisekartentools erlauben es den Gästen, sich vor der Reservierung online über Speisen und Getränke zu informieren und setzen das kulinarische Angebot auf der Webseite oder bei Google optimal in Szene. Im Restaurant können Gäste per QR-Code darauf zugreifen, auch ohne dass eine Servicekraft die Speisekarte vorbeibringt: Ein angenehmer Service für die Gäste und zugleich eine Effizienzverbesserung im Gastronomie-Alltag.

Fazit: Den Personalmangel mit digitalen Tools in den Griff bekommen

Die ganze Gastronomiebranche ist vom Fachkräftemangel betroffen und die Suche nach qualifizierten Arbeitskräften ist eine große Herausforderung. In dieser Situation kann Digitalisierung helfen, um Prozesse zu automatisieren und vereinfachen und das Personal so gut es geht zu entlasten. Gastronom:innen sollten daher ihre Arbeitsabläufe hinterfragen und mit Hilfe smarter Technologien so umgestalten, dass sie den Betrieb trotz Personalmangel bewältigen können.

Lothar Menge resümiert: „Im Gespräch mit unseren Kund:innen stellten wir fest, dass der Einsatz unserer Bestell-Plattform einfach, schnell und unkompliziert ist und jede Menge Zeit spart. Wo sie früher ihre Waren per Fax oder telefonisch bestellten, gehen sie nun mit ihrem Tablet oder Smartphone durch das Lager und ordern fehlende Artikel sofort. Auch dass Warenbestellungen dadurch zeit- und ortsunabhängig werden, ist für viele Gastronom:innen eine große Erleichterung und hilft gerade bei Personalengpässen immens.“

Über kollex
kollex hat sich zum Ziel gesetzt, Gastronom:innen und Lieferanten auf digitalem Weg miteinander zu vernetzten, um Bestellungen in Zukunft einfacher und effizienter abwickeln zu können. Als führende Bestellplattform für Gastronomie und Großhandel ermöglicht kollex so die Digitalisierung einer Branche, die wie keine andere gesellschaftliches Miteinander prägt und aus einem Flecken Erde Orte der Begegnung schafft. So profitieren auch kleine und mittlere Unternehmen von der Digitalisierung – durch Zeitersparnis, Planbarkeit und effiziente Lieferungen. Damit auch im Zeitalter der Globalisierung ein breit gefächertes Angebot vom Publikumsliebling bis zum Geheimtipp erhalten bleibt. Das Berliner Tech-Start-Up konnte seit dem Launch im Sommer 2019 bereits über 100 Getränkefachgroßhändler anbinden und mehr als 5.000 Kund:innen für die Bestellung via mobile App oder Webshop gewinnen.

kollex ist ein Joint Venture der Bitburger Braugruppe GmbH, der CHEFS CULINAR GmbH & Co. KG, der Coca-Cola European Partners Deutschland GmbH, der Krombacher Brauerei Bernhard Schadenberg GmbH & Co. KG und der Rotkäppchen-Mumm Sektkellereien GmbH.