Digitalize it! Wie elektronische Prozesse die Arbeit von Gastronom:innen erleichtern

Alle Branchen, wie auch die Gastronomie, sind betroffen von einem durch Corona beschleunigten Digitalisierungsprozess. Diese Maßnahmen können Gastronom:innen ergreifen, um ihren Betrieb zu optimieren und Gäste zufriedenzustellen – für einen erfolgreichen Restart.

Mittlerweile besitzt fast jeder Gast ein Smartphone. Das bietet der Gastronomie Chancen – vor allem in Zeiten von Online-Essensbestellungen, digitalem Bezahlen und Kontaktnachverfolgungen. Maßnahmen zur Digitalisierung können nicht nur eine höhere Kundenzufriedenheit erreichen sondern auch interne Prozesse erleichtern und sogar die Wettbewerbsfähigkeit steigern (Quelle: Digitalisierungsindex Mittelstand, 2020).

Laut einer Studie vom Digital Service-Beratungsunternehmen Reply und der Trendplattform SONAR zu den Auswirkungen der Pandemie auf die Gastronomie und Lebensmittelbranche ist das Interesse an Online-Lieferdiensten im Jahr 2020 europaweit im Schnitt um 140 Prozent angestiegen. Zudem geht aus der Studie hervor, dass digitale Reservierungstools an Bedeutung gewinnen werden: Online-Platzreservierungen werden mehr als je zuvor gefragt sein – sobald die Gastronomie wieder Gäste vor Ort bewirten darf.

Die Basics: Webseite und soziale Medien

Im Allgemeinen wird die Nutzung von Reservierungssystemen wie Open Table, Book a Table oder ein in der eigenen Webseite implementiertes Buchungssystem empfohlen. Außerdem ist eine responsive Internetseite von Vorteil. Darunter versteht man ein Webdesign, das sich den unterschiedlichen Darstellungsformen der Geräte anpasst, über die auf die Seite zugegriffen wird (Smartphone oder Tablet versus Computer). Die Inhalte können so auf jeder individuellen Bildschirmgröße bestmöglich für die Kunden dargestellt werden. Die Webseite sollte darüber hinaus unbedingt die wichtigsten Daten wie Adresse und Öffnungszeiten sowie Speisekarte und, falls vorhanden, Veranstaltungskalender enthalten. Die grundlegenden NAP-Daten (Name, Address, Phone) sollten zudem für eine höhere Online-Sichtbarkeit optimalerweise mit dem eigenen Google My Business Account und Google Maps verknüpft sein. Zusätzlich dazu ist die Online-Vermarktung des Betriebs über die sozialen Medien sehr zu empfehlen. Instagram, Facebook & Co. bieten die Möglichkeit, Inhalte zu bewerben und somit eine breite Reichweite zu erzielen. Hier können Gastronom:innen auch Analysetools nutzen und Statistiken auswerten. Mit bestimmten Tools lässt sich das Marketing sogar automatisieren, sodass beispielsweise Gastbewertungen kontrolliert oder Newsletter versendet werden (Quelle: unternehmenswelt.de, 2021).

Vereinfachte Prozesse im Back Office

Vielerorts können Gäste wieder in die Außengastronomie einkehren. Die vorherrschenden Corona-Bestimmungen bringen aber auch einige Herausforderungen mit sich: Gästedaten müssen erfasst werden, um die Nachverfolgung zu gewährleisten. Diesen Vorgang können webbasierte Anwendungen erleichtern, die jedoch mit dem Datenschutz einhergehen müssen. Für den Tagesbetrieb in der Gastronomie wird die App Hygiene Ranger empfohlen. Für Veranstaltungen und Events bieten die Luca- und die Corona-Warn-App QR-Codes zum Einchecken. So können die oft kritisierten offenen Listen in Papierform vermieden werden – was wiederum zu einer höheren Gästezufriedenheit führt.

Nicht nur die Arbeit am Gast, sondern auch die administrativen Prozesse im Back Office können durch entsprechende Software-Lösungen erleichtert werden. Warenbestellungen von Food und Getränken lassen sich durch übersichtliche Anwendungen wie der kollex App vereinfachen. Über die kostenlose App können Gastronom:innen das komplette Sortiment – Food, Getränke, Hygiene & Co. – bei alle ihren Lieferanten bestellen und stets einen Überblick über all ihre Bestelllisten behalten. Durch mehr Flexibilität und Organisation können so Kosten und Stress gespart sowie Fehler minimiert werden. Interne Prozesse optimieren können auch Dienst- und Schichtpläne der Mitarbeiter:innen sowie digitalen Tischplänen, die einen guten Überblick verschaffen und Gästen schnell und einfach einen Platz zuweisen können. Besonders für Unternehmen mit vielen wechselnden Gerichten auf der Karte eignet sich eine digitalisierte Kalkulation. Wareneinsatz, Wareneinsatzquote, Umsatz oder Deckungsbeitrag lassen sich so einfach für jedes einzelne Getränk und jede Speise kalkulieren. Im Bereich der Buchhaltung lohnt es auf IT-gestützte Prozesse zu setzen: Mit der richtigen Software werden Eingangsrechnungen bearbeitet; dabei findet die Vorkontierung und die Prüfung auf Plausibilität automatisch statt und sämtliche Rechnungen werden in einem einheitlichen Format gespeichert, sind revisionssicher und steuerkonform. Sogar die Personalsuche lässt sich elektronisch erleichtern: In puncto Bewerber:innen-Management können offene Stellen auf der eigenen Website von Suchmaschinen platziert und so besser von potentiellen Bewerber:innen gefunden werden.

Digitale Speisekarten, Funkbonierung & Co.

Für das In-House-Geschäft ist die Einführung digitaler Speisekarten sinnvoll. Diese ersparen nicht nur Druckkosten, sondern sind auch um einiges hygienischer als abgegriffene Menükarten, die von Tisch zu Tisch wandern. Mit einfachen Mitteln können Gastronom:innen einen QR-Code erstellen, über den Gäste auf die Speisenauswahl zugreifen. Werden Gerichte ergänzt oder gestrichen, dann kann dies durch ein einfaches Update in die digitale Speisekarte übernommen werden. Alternativ sollten immer noch einige herkömmliche Speisekarten griffbereit sein, um Besucher:innen ohne Smartphone damit ausstatten zu können.

Wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, verfügt auch über ein digitales Bestellsystem. Das erspart dem Servicepersonal wiederum Laufwege, da am Tisch aufgenommene Bestellungen ganz einfach per Eingabe ins entsprechende Gerät, Funkbonierung genannt, direkt in die Küche weitergeleitet werden können. So hat auch der Service mehr Zeit für den persönlichen Kontakt zum Gast. Bei möglichen Nachfragen zu den Inhaltsstoffen eines Gerichts kann ein zusätzlicher Gang in die Küche vermieden werden, indem alle Zutaten in der elektronischen Anwendung einsehbar sind. Dafür sorgen App- und Cloud-basierte Systeme, die ebenfalls Zusatzfunktionen zur betriebswirtschaftlichen Auswertung zur Verfügung stellen können. Sollte mal kein:e Kellner:in direkt am Tisch sein, dann haben Gäste darüber hinaus sogar die Möglichkeit, bequem per App Getränke nachzubestellen. Eine elektronische Bezahlfunktion lässt sich ebenfalls in ein digitales Bestellsystem integrieren. So beugen Gastronom:innen Diebstahl und Fehlkalkulation vor, indem sie weniger Bargeld im Betrieb vorrätig haben (Quelle: gastgewerbe-magazin.de).

Wer up to date bleiben und seinen Betrieb zukunftsorientiert aufstellen möchte, der:die sollte sich jetzt mit Digitalisierungsmöglichkeiten auseinandersetzen. Denn elektronische Prozesse können helfen, Kosten einzusparen, die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen und außerdem für zufriedenere Gästen, Mitarbeiter:innen und Chef:innen sorgen. In der Überbrückungshilfe III können Gastronom:innen sich sogar Investitionen in die Digitalisierung ihrer Gastronomie einmalig mit bis zu 20.000€ erstatten lassen. Dazu gehören u.A. der Webseiten-Ausbau, Neuinvestitionen in Social Media Aktivitäten, Workshops in digitalen Anwendungen, Foto-/Video-Shootings oder Eintrittskosten bei großen Plattformen, wenn sie zur Ausübung ihrer betrieblichen/selbstständigen Tätigkeit erforderlich sind (Quelle: Bundesministerium für Wirtschaft und Energie).

Noch ein Grund mehr sich jetzt zu digitalisieren, um gestärkt wiederzueröffnen!