kollex Gastro-Digitalstudie: Die drei größten Mythen bei der Einführung digitaler Tools in der Gastronomie

kollex Gastro-Digitalstudie:
Gastrobetriebe und die drei größten Mythen bei der Einführung digitaler Tools

Lothar Menge, Geschäftsführer von kollex, klärt über Mythen bei der Einführung digitaler Lösungen in der Gastronomie auf.

Digitalisierungsgrad der Gastronomie in Deutschland: Während 38% fortgeschritten digitalisiert sind, sind fast genau so viele Gastronomiebetriebe (34%) nur gering digitalisiert. Dazu steigt der Digitalisierungsgrad mit der Größe des Betriebs an. (Quelle: kollex Gastro-Digitalstudie 2021)

Wer Gastronom:innen kennt und ihnen bei ihrer Arbeit zuschaut, weiß, dass sie zwischen Kochen, Servieren, Einkauf, Buchhaltung, Bestellungen und Personalplanung jonglieren müssen. Ein Balanceakt, denn für ein kulinarisches Erlebnis sorgen und den persönlichen Kontakt zu Gästen pflegen, lässt Gastronomiebetreibende erst richtig aufblühen. Viele Abläufe können inzwischen auch mit digitalen Helfern vereinfacht oder erledigt werden. Doch eine große Anzahl an Akteuren scheut die Nutzung von Tools und Anwendungen.

kollex hat in Zusammenarbeit mit der Hochschule Heilbronn eine Studie mit über 1.000 Teilnehmer:innen aus der Gastronomie und Hotellerie zur Digitalisierung ihrer Branche durchgeführt. Unter anderem wurden Hürden abgefragt, die die Einführung neuer digitaler Systeme im Betrieb verhindern oder erschweren. Lothar Menge, Geschäftsführer von kollex, versichert, dass viele Sorgen unbegründet sind und somit eher ins Land der Mythen gehören. Über die wichtigsten klärt er auf. Die kollex Gastro-Digitalstudie gibt es hier zum Download.

Mythos #1: „Da kommen hohe Kosten auf mich zu!“ 

Hürden bei der Einführung digitaler Systeme (Quelle: kollex Gastro-Digitalstudie 2021)

Denken Gastronom:innen an digitale Neuerungen in ihrem Betrieb, ist die erste Frage oft die nach den Kosten. „Es gibt viele Betriebe, die zwar wissen, dass sie digitale Tools nötig haben, allerdings den finanziellen Aufwand scheuen“, weiß Lothar Menge. 46 Prozent der befragten Personen denken, dass die Einführung digitaler Systeme teuer ist. Dabei ist bei den meisten Anbietern keine neue Hardware erforderlich: Gastronomiebetreibende können bereits vorhandene Smartphones, Tablets oder Computer verwenden. Auch die Software-Kosten sind in der Regel nicht hoch: Viele Tools sind gratis. Bei anderen erleichtert eine kostenlose Testphase vielen Akteuren in der Branche den Einstieg. So finden sie heraus, welche Services und Funktionen sich für die eigenen Ansprüche lohnen. Oftmals sind es auch nur optionale Erweiterungen, die kostenpflichtig sind. Die Scheu vor ausufernden Kosten ist also unbegründet.

„Investitionen in die Digitalisierung können sich Gastronom:innen erstatten lassen, einmalig mit bis zu 20.000 Euro (Anträge können noch bis zum 31. Oktober 2021 eingereicht werden). Die Kosten übernimmt gänzlich der Staat.“ - Lothar Menge, Geschäftsführer kollex

Mythos #2: „Ich habe keine Zeit und nicht die notwendigen IT-Kenntnisse für digitale Tools.“ 

Copyright: kollex GmbH

„Aus einer internen Befragung unserer Kund:innen wissen wir, dass sie unsere intuitive Bedienung sehr schätzen“, freut sich Lothar Menge und gibt dieses Wissen auch gerne an andere Gastronom:innen weiter. Denn die kollex Gastro-Digitalstudie zeigt, dass 42 Prozent der Befragten einen hohen Aufwand bei der Einführung digitaler Systeme befürchten. 40 Prozent sehen zudem fehlende IT-Kenntnisse beim Personal als Hürde. „Eine intuitive Bedienung ermöglicht es den Betrieben, die Umstellungszeit ihres Personals möglichst kleinzuhalten und sorgt für einen reibungslosen Übergang.“ Ein weiterer Vorteil: Die Nutzung der digitalen Helfer sind orts- und zeitunabhängig. So können Gastronom:innen Bestellungen auch spät am Abend tätigen und sind nicht an die Servicezeiten des Lieferanten gebunden. Lothar Menge ermutigt: „In erster Linie geht es darum, alle Beteiligten zu entlasten und ihnen mehr Zeit für wesentlichere Dinge in ihrem Betrieb zu verschaffen.“ 

„36 Prozent der Gastronom:innen und Hoteliers gaben an, dass fehlende Beratung zu Einführung und Nutzung der Anwendungen die Einführung digitaler Systeme erschweren. Wünschen Nutzer:innen Unterstützung, bieten die meisten Unternehmen auch Schulungen, Webinare oder Erklärvideos an und sind zudem per Kundensupport telefonisch und via E-Mail zu erreichen. Wenn es sich anbietet, kommen bei Bedarf Expert:innen in den Betrieb, um die digitalen Tools vor Ort zu erklären.“ - Lothar Menge

Mythos #3: „Ich bin unsicher, was mit meinen Daten passiert.“

Aktuelle Nutzung von Management Systemen (Back-Office-Systeme): Kassensysteme mit Reporting werden in der Gastronomie am häufigsten genutzt. 29% der Gastronom:innen nutzen bereits eine digitale Warenbestellung. (Quelle: kollex Gastro-Digitalstudie 2021)

Seit Mai 2018 gibt es europaweit die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die alle Firmen zur strengen Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet. Generell gilt, dass personenbezogene Angaben ohne Rechtsgrundlage (z.B. explizite Zustimmung) nicht an Dritte weitergegeben werden dürfen. Sprich: Wenn Gastronomiebetriebe mit digitalen Tools arbeiten, sind die Anbieter verpflichtet, Daten über beispielsweise Warenbestellungen oder Lieferungen nicht weiterzugeben. Arbeitet ein Restaurant mit einem Service für Personalplanung zusammen, unterliegen natürlich auch diese Informationen der DSGVO. Datenschutz-Informationen müssen zudem für jeden einsehbar sein. In der Regel machen die Services oder Apps dies über eine Bereitstellung der Informationen direkt auf der Webseite (bspw. mittels Link). Dort finden Interessierte Informationen zum Umgang mit ihren Daten.

„Neutralität gegenüber Herstellern und Händlern ist ein wichtiger Grundwert für uns. Das schließt auch ein, sich nicht durch die Weitergabe von Bestelldaten Vorteile zu verschaffen – diese werden lediglich zwischen den Lieferanten und Kund:innen übermittelt und nicht an andere weitergegeben.“ - Lothar Menge

Fazit: Digitale Helfer halten Gastronom:innen den Rücken frei

Copyright: kollex GmbH

Viele organisatorische Vorgänge in Gastro-Betrieben nehmen einiges an Zeit in Anspruch. Ein Umstand, an den sich der Großteil in der Branche gewöhnt hat. Über den Einsatz von digitalen Anwendungen und Services gibt es noch immer viele Mythen. Lothar Menge weiß um die Unsicherheiten bei Gastronom:innen und legt nahe: „Am besten einfach einmal ausprobieren, denn der Großteil an Tools ist kostenlos und die Bedienung spielend einfach.“ Kundenstimmen bestätigen dies. Und jeder Wirt und jede Wirtin freut sich, dadurch viel Zeit einzusparen, die sie ihren Gästen widmen können.

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